各学院、各部门：
根据学校党委常委会会议决定，现将2023年学校干部经济责任审计中发现的一些共性问题进行通报，问题所在学院和部门要做好审计整改工作（审计处将单独发整改通知），其他学院和部门要针对这些问题做好自查自纠，进一步加强内控管理，不断完善学校治理体系、提升治理能力。
一、审计发现共性问题
（一）报销不规范
1.发票不合规
在报销交通费的单据中，仍然使用旧版定额发票的情况较多。根据《国家税务总局关于税务机构改革有关事项的公告》（国家税务总局公告2018年第32号）第六条“新税务机构挂牌后，启用新的税收票证式样和发票监制章。挂牌前已由各省税务机关统一印制的税收票证和原各省国税机关已监制的发票在2018年12月31日前可以继续使用，由国家税务总局统一印制的税收票证在2018年12月31日后继续使用。”的规定，旧版定额出租车票在2019年以后不应再使用。
2.缺少验收单
如：2022年6月02685号凭证，报销4台柜机空调维修5340元，无验收单。2020年12月1851、1852号凭证分别报销体育用品4500元、5551元，缺少验收单。不符合《安徽工程大学财务支出管理办法》校财字〔2017〕4号第三十四条“...不论使用何种经费购买实物、印刷材料、维修等事项，应当有验收人签字...”的规定。
3.差旅费超标准报销
如：2020年1月00641号凭证某学院报差旅费4301元，其中：市内交通费补助360.00元（出差日期为3天，出差人数为2人），根据《安徽工程大学差旅费管理办法》（校财字〔2018〕1号 ）第十七条“出差人员的市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天80元包干使用。”和第二十二条“会议、培训期间，举办单位统一安排食宿但费用自理的，住宿费在标准限额内凭据报销，伙食补助按本办法执行，不发市内交通费”的规定应报销交通补助320.00元，超标准报销交通补助40.00元。
2022年8月0922号凭证某学院报江苏省某城市差旅费用2251元，其中住宿费1554元（3晚），超标准报销84元。不符合《安徽工程大学差旅费管理办法》（校财字〔2018〕1号）第十二条“住宿费实行限额内凭票报销，住宿费限额标准执行财政部制定的分地区住宿费限额标准，超出规定标准部分的费用自理。”的规定。（江苏省住宿费标准：校级及正高职称人员490元/人/天)
2021年6月01541号凭证，某老师带两名硕士生出差南陵县2天，实际报销伙食补助300.00元，超标准报销伙食补助100.00元；实报市内交通补助240.00元，超标准报销市内交通补助80.00元。不符合《安徽工程大学差旅费管理办法》（校财字〔2018〕1号）“第四章 伙食补助费 第十四条 伙食补助费执行财政部制定分地区补助标准。具体标准见附件1。在本市四县地区出差的，伙食补助标准为每人每天50元。和第五章 市内交通费第十七条 出差人员的市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天80元包干使用。在本市四县地区出差的，市内交通费在每人每天40元标准内包干使用。”和不符合《安徽工程大学差旅费管理办法》（校财字〔2018〕1号）第七章 学生活动的差旅费第二十六条 学生因公出差给予报销城市间交通费、住宿费。减半发放出差伙食补助和市内交通费。的规定。
2022年9月01334号凭证，某学院3人8月11日出差到江苏省某城市，8月13日回芜湖，实际出差天数3天，按规定标准3人应补助伙食费900.00元，实际报销伙食补助1200.00元。不符合《安徽工程大学差旅费管理办法》（校财字〔2018〕1号）第十四条 伙食补助费执行财政部制定分地区补助标准。具体标准见附件1中江苏地区每人每天100元的规定。
（二）资产管理不到位
1.资产长期闲置，或盘点未见实物
在对多部门的资产盘点中发现有个别资产长期闲置，如：2006年购置的举重台（资产编号20060307，价值13073.00元），购置后未安装，闲置至今；2017年11月购置的管式离心机（资产编号2017110098，价值3.47万元）未拆封，闲置未用。
盘点未见实物：2009年2月购入的中农浆机（资产编码20090226），价值6万元；2009年12月购入的CVT变速箱测试试验台（资产编码20093926，价值6.34万元），待报废，现场均未见到实物。
2.退休人员未及时办理资产移交，资产信息变动未及时办理变更手续
如：资产编码2021472108、20113139的笔记本电脑使用人未办理退休移交手续；何**调至建工学院、孙**调至现代技术中心，名下资产未及时办理交接手续。
不符合《安徽工程大学国有资产管理办法（修订）》（校国字〔2021〕16号）第二十条“各单位对配给个人使用的资产或物品，须建立领用交还制度，工作人员调动或退休时，在办理所使用和保管的资产移交手续后，方可办理调动或退休手续。”的规定。
3.资产标签缺失，大型教科研设备操作规范未上墙，使用记录不规范
在固定资产盘点中，发现常有资产标签脱落或未贴标签现象。某些学院教科研设备较多，设备操作规范未上墙，设备使用记录不规范。
（三）自行采购不规范
1.档案资料管理不规范
有些部门自行采购档案由采购人自行保管，未对自行采购档案统一归档；有的学院提供的自行采购档案中缺少签字、盖章，非原始采购档案。不符合《安徽工程大学采购管理办法（2021年修订）》（校国字〔2021〕17号）第二十五条“项目单位应对自行采购情况进行准确客观的记录，形成采购档案以备查。”的规定。
2.自行采购手续不齐全
在自行采购抽查中发现，部门自主询价采购中，存在询价记录表上无询价人员签名等相关手续不齐全现象。
如：某学院2021年电子屏采购档案，发现4家供应商均报出响应价格，其中A公司报价46974.00元，中标单位B公司报价48978.80元，询价记录中对价高中标、价低未中标的情况未进行说明。不符合《安徽工程大学采购管理办法（修订）》（校国字〔2020〕12号）第十六条“项目单位应对自行采购情况进行准确客观的记录，...。”的规定。
某学院2021年11月某试验仪采购档案中发现《安徽工程大学项目单位自行采购记录表》日期为2021年11月2日，业务主管部门审核日期为2021年12月18日，在优质采平台发布采购信息日期为2021年11月9日。
3.自行采购存在拆分现象
经查在自行采购中存在将相同货物的采购拆分后进行采购，但采购总金额超过学校统一采购限额。
如：某学院2021年3月升级改造某实训平台，需采购一批视觉系统套件，将采购分成三批进行自主询价采购，预算金额分别为4.50万元、4.20万元、4.40万元，实际中标金额分别为3.435万元、3.40万元、3.435万元。中标单位均为合肥艾欧领克自动化科技有限公司。不符合《安徽工程大学采购管理办法(2021年修订)》(校国字〔2021〕17号)第十一条“学校采购组织形式分为政府采购、学校统一采购和项目单位自行采购。严禁各单位将应该政府采购和学校统一采购的项目化整为零自行采购”的规定。
4.规避正常采购流程和合同签订
经查在自行采购中存在同一公司多张连号发票分开报销的现象，每张发票金额在学校合同管理制度规定限额以下，但总金额超过规定限额。
如：2021年12月某部门分别报销的2笔纪念品，开票单位相同，开票日期相同，发票连号，金额分别为9600和4800元。2020年12月某部门分两笔报销办公用品，开票单位相同，开票日期相同，购货明细清单日期相同，发票连号，金额分别为2660、8100元。不符合《安徽工程大学经济合同管理办法》（校字〔2018〕1号）第十一条“金额1万元以上的经济业务，原则上应当签订书面合同, ...”的规定。
5.采购存在串标嫌疑
如：某学院采购项目（合同金额1.42万元），发现投标单位A公司与B公司为关联公司。A公司法人候**参股中标单位B公司，天眼查网站公示的联系电话一致，采购合同与3家单位的询价单由同一投标人的电子设备打印、复印。
某学院某仿真实验程序升级项目（合同金额2万元），发现中标单位A公司股东谢*为另一投标单位B公司财务负责人，且天眼查网站公示的联系电话一致。
根据《中华人民共和国招标投标法实施条例》第三十四条“...单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同单位，不得参加同一标段投标或者未划分标段的同一招标项目投标...”和 第四十条“有下列情形之一的，视为投标人相互串通投标：...（五）不同投标人的投标文件相互混装...”的规定，采购存在串标嫌疑。
（四）会议记录不规范，决策未落实
1.会议记录不规范
在各部门调阅的会议记录中，存在拆页、跳页，未按时间顺序记录等现象。会议记录内容不详细，有的只有一个标题，无发言记录，无讨论过程，有的无讨论结果，或记录不完整、有涂改等现象。有的会议记录无参会人员姓名，也无参会人员签名。
2.决策未落实，未实行末位表态
如：某学院党政联席会议2020年10月5日就人才团队是否引进问题召开会议，会议讨论一致认为某教授稳定性不足，对刚成立的学院建设与发展不利，决议不引进。2021年5月24日党政联席会议又决议录用。
某部门2021年6月15日书记办公会会议记录，2021年度开展了固定资产清查工作，盘亏资产9件，办公会决议向国资处上报资产盘亏情况。经查询国资处资产管理系统，盘亏的9项资产未核销。
某学院2021年4月2日在讨论议题“研究确定校内转专业工作方案”时，部门领导首先表态。不符合党政联席会议议事规则中“党政联席会议议事和决策实行民主集中制，在充分讨论的基础上…,党委书记、院长应当最后表态”的规定。
二、自纠工作建议
1.加强对财务制度的学习，自觉遵守财务报销制度。财务处加强报销审核，严格履行财务报销制度。
2.对固定资产定期盘点检查，对脱落的标签及时补贴，对使用人、地点变动信息及时提交变更手续。规范设备操作流程，加强设备使用的登记记录。对长期闲置资产积极寻找合理解决方案，无论是闲置资产、报废资产都应和国资处沟通协调，尽快妥善处置。协助退休人员尽快办理资产移交手续。
3.建立和完善自行采购的档案管理。通过规范档案管理，强化自行采购的合规性，避免拆分、串标等违规采购。
4.加强对《关于进一步规范会议记录工作的通知》的学习，尽可能完整、客观地记录会议情况，真实反映会议的内容和过程。注意会议决策的落实情况，加强末位表态的意识。
三、自查自纠工作要求
请各部门、各学院针对共性问题认真梳理，查缺补漏，未有章程的建章立制，规范管理；已有制度不符合实际情况的，尽快修改完善；对应知应会的相关制度组织学习，规范各项工作流程。在4月1日前，将自查情况、自纠举措和整改情况形成书面报告，并同相关整改支撑材料报审计处经济责任审计科黄老师（A座1002，联系电话：2871139）。
（文：黄朝阳；审核：方永胜）
